Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein gesetzlicher Zwang, sondern bietet den Unternehmen auch viele Vorteile. Dazu gehören

Effizientere Arbeitsabläufe: Digitale Belege ermöglichen effizientere Arbeitsabläufe und beschleunigen den Freigabeprozess von Eingangsrechnungen, selbst wenn Beteiligte sich an verschiedenen Orten aufhalten.
Beschleunigte interne Buchführung: Durch effiziente Workflows und den Wegfall manueller Eingaben, geht Ihnen die vorbereitende Buchführung in Ihrem Unternehmen leichter von der Hand.
Niedrigere Kosten: Druck, Eintüten, Versenden, Öffnen der Rechnung und Abtippen der Informationen, z. B. für die Zahlung, entfallen. Man schätzt, dass digitale Rechnungen bis zu 60 % günstiger als Papierrechnungen sind.
Mehr Transparenz: Jederzeit verfügbare Belege in der Cloud vereinfachen die Auskunftsfähigkeit Ihreer Mitarbeiter:innen und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.
Optimiertes Cash-Management: Schneller zugestellte und bearbeitete Rechnungen ermöglichen Ihnen die Nutzung von Skontoabzügen bei Lieferantenrechnungen sowie Ihrerseits beschleunigte Zahlungseingänge Ihrer Kunden.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit wenigen Schritten die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen.

Schritt 1: Prozessanalyse und -optimierung

In einem ersten Schritt empfehlen wir Ihnen, Ihre internen Abläufe (Prozesse) einmal generell auf den Prüfstand zu stellen. Dabei identifizieren Sie, ggf. gemeinsam mit uns, ob es Möglichkeiten gibt, wie Sie digitale Belegflüsse in Ihre Prozesse integrieren können. Berücksichtigen Sie auch Ihre Ziele und Wünsche (z. B. Arbeitszeiten einsparen, papierärmeres Arbeiten, ortunabhängiger Zugriff auf Informationen etc.).

Dazu kann es notwendig sein, entsprechende Software-Lösungen zu implementieren und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

Schritt 2: E-Rechnungseingang umsetzen

Im nächsten Schritt stellen Sie Ihren Rechnungseingang auf den E-Rechnungsprozess um.

=> So bereiten Sie sich auf den E-Rechnungseingang vor:

Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an. So haben Sie alle Rechnungen unter einer Adresse gebündelt.
Wenn eine zentrale E-Mail-Adresse nicht möglich ist, registrieren Sie sich auf der DATEV E-Rechnungsplattform unter
https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/datev-e-rechnungsplattform/
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Lieferanten, dass sämtliche Rechnungen künftig an Ihre zentrale Rechnungsadresse geschickt werden sollen
Sofern Sie viele Rechnungen aus Portalen abrufen müssen, könnte dafür auch der Einsatz eines automatisierten Services (z. B. invoicefetcher oder getmyinvoices) lohnen
Leiten Sie elektronisch eingehende Rechnungen direkt an DATEV Unternehmen online weiter, um den Anforderungen an Verarbeitung und Speicherung gerecht zu werden. Wenn Sie die Lösung noch nicht im Einsatz haben, sprechen Sie uns gerne an.
Weiterhin eingehende Papierrechnungen können Sie mit Hilfe einer Scanlösung ebenfalls an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

So sammeln Sie alle eingehenden Rechnungen an einem zentrale Ort in der Cloud, können ortunabhängig darauf zugreifen und der Papierkram hat ein Ende.

Schritt 3: E-Rechnungsausgang umsetzen

Nachdem Sie Ihren Posteingang erfolgreich für den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet haben, können Sie mit dem nächsten Schritt dafür sorgen, dass auch Sie Ihre Rechnungen an die Kunden als E-Rechnung versenden können.

=> So bereiten Sie sich auf den E-Rechnungsausgang vor:

Sofern Sie bislang nur Papierrechnungen versenden und dies für das Jahr 2024 so beibehalten möchten, müssen Sie nichts unternehmen. Auch für die Jahre 2025 und 2026 gibt es noch Übergangsfristen. Wir empfehlen Ihnen aber dennoch eindringlich, mit der Umstellung nicht mehr all zu lange zu warten, auch um eine einheitliche Behandlung von Rechnungen sicherzustellen.
Sofern Sie bereits Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, empfehlen wir die vollständige Umstellung auf das neue ZUGFeRD Format. Dabei wird eine PDF-Rechnung inkl. eingebetteter XML-Datensatz-Datei gesendet. Dieses Format ist für Mensch und Maschine gleichermaßen geeignet. Erkundigen Sie sich bei dem Anbieter Ihres Fakturaprogrammes nach dem Stand der Umsetzung der E-Rechnung. Viele Programme haben bereits heute die E-Rechnung implementiert.
Schreiben Sie Ihre Rechnung aktuell noch mit einem Schreib- oder Tabellenkalkulationsprogram ( z. B. Word oder Excel) sprechen Sie uns unbedingt an, denn damit bewegen Sie sich heute schon nicht mehr in einem gesetzeskonformen Umfeld. Es gibt einfache Lösungen, mit denen Sie E-Rechnungen rechtssicher erstellen, versenden und speichern können. Wir beraten Sie gerne. Insbesondere wenn Sie uns mit der Erstellung der Buchführung beauftragt haben, beachten Sie bei der Auswahl eines Faktura-Programmes oder eines ERP-Systems immer, dass auch eine Schnittstelle zur DATEV vorhanden ist.
Erkundigen Sie sich nach den korrekten E-Mail-Adressen für den Rechnungsemfang Ihrer Kunden und aktualisieren Sie diese Stammdaten in Ihren Systemen, da diese für den reibungslosen Versand der strukturierten Daten unerlässlich sind.
Informieren Sie Ihre Kunden im selben Schritt über den zukünftigen digitalen Versand Ihrer Ausgangsrechnungen. Sofern Sie bereits in 2024 auf den elektronischen Versand umstellen möchten, müssen Sie sich für die Nutzung vor dem 01.01.2025 von Ihren Kunden deren Zustimmung einholen. Für den Versand ab 01.01.2025 ist keine Zustimmung mehr erforderlich.

Schritt 4: Mitarbeitende schulen, Prozesse dokumentieren und optimieren

Der Umgang mit den neuen Prozessen sollte geschult und die E-Rechnungsprozesse transparent für alle Beteiligten dokumentiert werden, z. B. im Rahmen einer Verfahrensdokumentation.